Privacy Policy

Jenny ja Antti Wihurin rahaston
tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Jenny ja Antti Wihurin rahasto sr (säätiö) 0123448-2 Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki puhelin + 358 9 454 2400 sähköposti toimisto@wihurinrahasto.fi tai etunimi.sukunimi@wihurinrahasto.fi

Rekistereistä vastaava henkilö
Jukka Lehmusvirta, varatuomari kiinteistöpäällikkö yhteystiedot yllä sähköposti jukka.lehmusvirta@wihurinrahasto.fi

Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Jenny ja Antti Wihurin rahastossa on henkilörekisterit liittyen
a) apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan,
b) yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään.
Lisäksi pidetään työsuhteisiin liittyvää henkilörekisteriä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käsittelyn tarkoitukset
Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Jokaisesta rekisteristä on laadittu erillinen rekisteriseloste, joka on rekisteröityjen saatavilla Jenny ja Antti Wihurin rahastossa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahatoiminta

Apurahatoiminnan rekisteriin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta itseltään Jenny ja Antti Wihurin rahaston oman apurahajärjestelmän kautta.

Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään Jenny ja Antti Wihurin rahaston oman apurahajärjestelmän kautta.
Apurahajärjestelmää käyttävät Jenny ja Antti Wihurin rahaston nimetyt työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.

Yhteistyötahot

Jenny ja Antti Wihurin rahaston luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden, palkinnonsaajien, rahaston järjestämien kurssien osallistujien ja vastaavien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään. Jenny ja Antti Wihurin rahaston ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä kuten yhteisöjen verkkosivuilta.

Evästekäytäntö

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Jenny ja Antti Wihurin ra-hasto käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen rahaston verkkosivujen ja niiden yhteydessä toimivan apurahajärjestelmän liikennettä.

Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen.

Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

Henkilötietojen luovutukset

Jenny ja Antti Wihurin rahasto käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Jenny ja Antti Wihurin rahasto pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoit-tajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Jenny ja Antti Wihurin rahasto saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

Henkilötietojen suojaaminen

Jenny ja Antti Wihurin rahasto vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Jenny ja Antti Wihurin rahasto on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pää-syltä henkilötietoihin.

Jenny ja Antti Wihurin rahaston ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Henkilötietojen säilyttäminen

Jenny ja Antti Wihurin rahasto on määritellyt jokaiselle henkilötiedolle erillisen säilyttämisajan, joka käy ilmi rekisteriselosteesta. Lisäksi käsittelytoimista laadittu kuvaus määrittelee sen, miten tiedot säilytysajan päättämisen jälkeen tuhotaan tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Jenny ja Antti Wihurin rahastossa lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen haki-joista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa.

Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Jenny ja Antti Wihurin rahaston oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Jenny ja Antti Wihurin rahaston muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan kotisivuilla.

Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus

Jenny ja Antti Wihurin rahaston tietosuojaseloste pidetään saatavilla rahaston toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa https://wihurinrahasto.fi.

Seuraavia rekisteriselosteita voi pyytää nähtäväksi Jenny ja Antti Wihurin rahaston toimistosta:
Apurahatoiminnan henkilörekisteri
ja Jenny ja Antti Wihurin rahaston henkilörekisteri.